Delegacja za granicę – jak ją przeprowadzić?

Wyjazdy zagraniczne pracowników w celach służbowych stały się codziennością wielu polskich firm. Choć wysłanie pracownika w delegację zagraniczną nie jest problemem samo w sobie, to jednak wiele wątpliwości pozostawia rozliczanie jej kosztów, a także czasu pracy. Jak przeprowadzić delegację zagraniczną pracownika?

Transport, nocleg i wyżywienie

Pracownik może udać się w delegację zagraniczną własnym samochodem, jednak wtedy będzie przysługiwał mu ekwiwalent. Najczęściej pracodawcy organizują transport bądź wymagają, aby pracownik udał się w podróż samochodem służbowym. Istotny jest również nocleg, który może organizować pracodawca. Jeśli tego nie zrobi, pracownik albo dostarcza fakturę za hotel, albo przysługuje mu 25% limitu ryczałtu za noclegi. Zazwyczaj ma to miejsce w sytuacji, gdy pracownik podczas wyjazdu nocuje u rodziny bądź znajomych. Przepis ten ma zastosowanie także wtedy, gdy pracownik z innych powodów nie dostarczy wymaganej dokumentacji finansowej. Pracodawca nie ma obowiązku zapewniania pracownikowi wyżywienia – na pokrycie wydatków z nim związanych pracownikowi przysługuje dieta. Niemniej jednak, jeśli pracodawca zapewni delegowanemu śniadanie, obiad bądź kolację, dieta zostaje obniżona o 15 bądź 30 procent, w zależności od rodzaju posiłku.

Jak rozliczać czas pracy?

Pracownik, który wyjeżdża w delegację zagranicę, zazwyczaj przebywa w obcym kraju przynajmniej kilka dni. Rozliczenie czasu pracy może być niezwykle problematyczne, bowiem w delegacji często jest on elastyczny. Przykładem może być przeprowadzanie rozmów z klientami w ciągu dnia i udanie się na wieczorną kolację z partnerem biznesowym. W obu przypadkach pracownik wykonuje obowiązki służbowe, zatem warto skorzystać z narzędzia, jakim jest rejestracja delegacji. Dzięki aplikacji do organizowania delegacji, pracownik może również w lepszy sposób zaplanować swoją pracę, a także pamiętać o wszystkich obowiązkach, jakie danego dnia ma do wykonania. Warto mieć na uwadze, że prawidłowe rozliczenie czasu pracy delegowanego jest istotne chociażby w kontekście ustalenia, czy przysługuje mu dzień wolny po powrocie z podróży.

O czym pamiętać, organizując delegację zagraniczną?

Jak rejestrować czas pracy podczas delegacji? Jak zaplanować podróż? Jak rozliczyć się z pracownikiem? To pytania, które najczęściej zadają sobie właściciele firm. Należy jednak pamiętać, że samą organizacją, a także rozliczeniem delegacji, zajmuje się kilka osób. Dla działu kadr konieczne jest rozliczenie czasu pracy, czyli ustalenie, czy pracownikowi należy się wynagrodzenie za przepracowane nadgodziny oraz dodatkowy dzień urlopu. Warto mieć na uwadze, że sam dojazd do miejsca docelowego nie zawsze jest wliczany do czasu pracy. Tymczasem dział księgowości zajmuje się naliczaniem diet, wypłacaniem ekwiwalentów czy księgowaniem kosztów związanych z delegacją pracownika. Bardzo ważne są również statystyki, szczególnie, jeśli podróże służbowe w firmie odbywają się stosunkowo często. Należy ustalić, jaki był koszt całkowity delegacji oraz zaksięgować wydatki w budżecie zakładowym na dany rok. Procedura delegowania pracownika poza granice kraju jest więc skomplikowana, jednak w dzisiejszych realiach biznesowych odbywanie podróży służbowych jest po prostu konieczne. W związku z tym warto wdrożyć narzędzia, które pomogą rozliczać delegacje zagraniczne.

O autorze

redakcja